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Reflexões sobre a vida, o universo e tudo mais

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Improdutividade Corporativa

O início do século XX foi marcado pelo aumento da produtividade industrial, ao qual as empresas investiram em maquinários  e na serialização do trabalho. Neste momento o modelo fordiano representou uma revolução para a indústria e alavancou avanços tecnológicos, mas para a segunda metade do mesmo século este modelo passou a não ser mais suficiente.

A globalização mostrou-se cada vez mais presente, e consigo mudou a forma das empresas verem seus, funcionários, fornecedores e clientes. improdutividade02A cada momento novas frentes se deslocavam do local para o global, e com isso as exigências do mercado cresceram em velocidades cada vez mais altas. Com este cenário, os profissionais deixaram de fazer aquilo que sempre fizeram para ter que fazer cada vez mais, elevando suas possibilidades, absorvendo novas funçõese agregando atividades que antes eram divididas. Daí nasceu a célebre frase: “Fazer mais com menos”. Mas será que isso é realmente possível ou apenas uma ilusão a qual nos sentimos confortáveis diante das exigências que nos são impostas?

Gosto de pensar que tudo o que fazemos é, de alguma maneira, uma representação das leis da natureza e, esta mostra que com uma semente só é possível plantar uma árvore, mas com uma árvore podemos colher várias sementes. Minha interpretação disso é o que alguns estudiosos, como José Davi Furlan estão começando a defender, o correto e consciente não é fazer mais com menos, mas fazer “mais com o mesmo”. Não é natural diminuirmos os insumos e esperarmos um aumento da produção. Isso na realidade não é possível, mas preferimos nos iludir com esta frase em moda, pois os executivos a proferem como uma verdade absoluta.

Ainda assim, a chave para o “Fazer mais com o mesmo” está na também famosa produtividade. Mas o que
seria produtividade? Segundo  em seu artigo “What is Productivity and Why is it Important?“, produtividade, em tradução livre, é:

“… simplesmente uma medida do quanto nosso tempo é gasto para gerar os resultados desejados, e se estamos fazendo de forma efetiva.”

Ainda no artigo, o autor relaciona produtividade à quantidade de tempo gasto produzindo algo que realmente cria valor, o problema é que as empresas cobram por produtividade, mas impõem atividades que não estão relacionadas a valor, ou melhor, muito do que fazemos nas empresas tem pouca ou nenhuma relação com os resultados esperados pelo nosso trabalho.

Entre estas atividades estão reuniões intermináveis e recorrentes, trocas de e-mails, planilhas e apresentações que de nada servem para o resultado que a companhia busca. Geramos documentos para justificar o trabalho realizado ou até a realizar, e gastamos tempo nestes ao invés de produzirmos resultados. Não é isso que faz as corporações prosperarem, pelo contrário, as mantém no buraco da burocracia criada por ela mesma.

Empresas e profissionais produtivos trabalham para o resultado, eliminando gargalos e falhas no processo, e não criando inúmeros pontos de controle para medir e comprovar que algo que já se sabia, de fato acontece. Estes muitos controles e cadeias de aprovações só nos distanciam das reais causas e, por consequência dos resultados.

improdutividade01Já passei por diversas empresas e, mesmo quando converso com outros profissionais, a situação da burocracia e das muitas atividades não produtivas as quais somos obrigados a realizar tem sido cada vez mais presente. Há momentos em que os profissionais dedicam-se tanto a estas improdutivas atividades que ao chegarem no final do dia sentem-se frustrados, pois mesmo cansados, não sentem que fizeram a diferença e que produziram resultados.

Já passou da hora das empresas e, principalmente das pessoas começarem a focar no que realmente é importante e direcionar seu esforço para as atividades que agregam valor e proporcionam insumos para este resultado. Os direcionadores do século XXI são a otimização dos recursos existentes, simplificação dos processos e valorização do capital humano.

Lembro que não basta esperarmos que aconteça, ou até mesmo que seja algo simples e fácil. Esse tipo de mudança não é incremental, mas disruptiva. Para enfrentarmos o que está por vir a famosa “melhoria contínua” não é suficiente, mas sim um modelo transformacional, ao qual repense o negócio e como fazemos parte dele.

Paradigmas que se quebram como vidro

Time-for-Change_0Mudanças são comuns em todos os ambientes, desde o big bang, o universo segue em constante mudança. Cada partícula dele é extremamente importante para seu desenvolvimento e, ainda assim estão sempre mudando, e é devido a isso que temoos umas infinidade de eventos magníficos que reconstroem este universo a todo momento.

Mas não precisamos ir tão longe, a natureza que nos cerca também nos apresenta o quanto é normal e natural mudar. Ela nos mostra que o domínio é do mais forte, porém a sobrevivência é daquele que melhor se adapta. Se analisarmos a história da humanidade ao longo dos séculos, os fatores mudança, adaptabilidade e evolução ficam bem evidentes. Então por que resistimos tanto?

Obviamente que o controle nos traz segurança e, de fato nossa sociedade hoje está baseada nela, mas por quanto tempo?

Os moldes e padrões estabelecidos sobrevivem por um tempo, mas não para sempre. Atualmente estamos vivendo este momento de ruptura. Não mais aceitamos as coisas como são, tornamos-nos questionadores, percebemos que podemos tomar decisões para nós mesmos, as quais nos permitirão desfrutar de uma vida melhor.

Há muito tempo deixamos de viver para dar importância para o sobreviver. Isso é de certa forma conveniente e aparentemente necessário, mas atualmente o que vale é a experiência que vivenciamos, e para isso, cada elo, cada engrenagem do universo precisa mudar, precisa adaptar-se.

Tecnologias vêm, novos serviços focados na melhor satisfação se tornam cada vez mais comuns e os clientes deixam de ser um grupo rotulado e a ser estudado, para serem constituídos de cada um de nós, todos juntos ao mesmo tempo, formando um ecossistema sustentável, consumidor de experiências sobre produtos e serviços. Isso é evoluir. Este é o momento que estamos vivendo.

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Ficar preso às amarras da segurança e do porquê sempre foi feito assim, levará muitos à morte, enquanto poucos serão aqueles que, além da visão de futuro, adaptar-se-ão a ele.

SCRUMlhambando TI

Um tema que atualmente está muito na moda no mundo de TI são as metodologias ágeis e recentemente fui incumbido de preparar um material sobre elas e deparei-me com uma realidade triste, elas não existem.

Percebam que quando falo de sua inexistência, refiro-me que não existem como algo diferente do que tínhamos até então, ou inovador, mas sim as mesmas coisas sendo feitas de maneira diferente. Até aí, ponto positivo. Eu mesmo reconheço significarem uma evolução ao pensamento tradicional, mas será que são realmente tudo isso? Devemos abandonar tudo e seguir essas “metodologias”? Na minha opinião a resposta é não!

Quando trabalho na definição de processos a primeira coisa que penso é em garantir sua usabilidade, ou seja, que tudo que estou criando seja útil. O segundo ponto é que seja otimizada o suficiente para evitar qualquer tipo de burocracia, assim, não é porque possuem documentações, workflows e etc que não são processos ágeis.

O que realmente me incomoda é o pensamento de muitos profissionais que tomam essas “metodologias” como verdadeiras desculpas formais para não fazer o que precisa ser feito, ou seja, não documentar, não seguir os passos do processo, dentre outras coisas, pois quando são cobrados, respondem que não fizeram, pois estão seguindo uma metodologia ágil.

Como comentei, reconheço o valor das idéias ágeis e que todos os processos devem sempre ser pensados e criados de forma otimizada, pensando-se na utilizada de seus elementos. Um processo engessado, não útil, não serve para nada e não deve ser utilizado, assim vejo excelentes metodologias que são adequadas para determinadas situações, mas que são rotuladas como não-ágeis simplesmente porque não foram implantadas corretamente e, muitas vezes as pessoas não conhecem o que está definido ou não ligam para o que está lá.

Para mim, o mais importante em um processo metodológico é a síntese do PDCA (Plan-Do-Check-Act) sendo aplicado com seus passos através de um modelo ETVX (Entry-Task-Verification-Exit), pensado com foco na utilização e no resultado.

APF: medindo o tamanho da paciência

A primeira vista este título pode deixar o leitor que já me conhece um pouco surpreso, mas não, caro leitor, não falarei mal desta excelente técnica. Para quem não conhece,  a Análise de Pontos de Função (APF) é uma técnica para medição do tamanho funcional de  software, criada pro Allan Albrecht em 1979 e mantida atualmente pelo IFPUG (International Function Point Useres Group).

O processo de medição de software e estimativas já existe há décadas, independentemente da técnica, há formas objetivas de fazê-lo, mas sempre surpreendo-me quando vejo que as empresas as utilizam tão pobremente, muitas vezes somente para mostrar para seus clientes, mas que de fato não as utilizam. Mas por que não utilizá-las?

Como tudo na vida, quando tomamos o controle, passamos a ter parâmetros de comparação e nem todos os “profissionais” gostam desta ideia. Assim, implementar uma técnica de medição pode apresentar-se como um desafio à paciência, na qual o responsável por esta implantação terá que lutar contra tudo e contra todos para conseguir cumprir sua tarefa.

Já assumi mais de uma vez esta tarefa, e não foi nada fácil. A resistência pode vir de todos os lados, o gestor que não tem controle de sua equipe e produtividade, e quer inflar a estimativa para cobrar mais do cliente, ou até o técnico que vê o processo de estimativa como uma burocracia desnecessária, querendo colocar o quanto antes a mão na massa. Haja paciência para conseguir alinhar as expectativas de uns, com a resistência de outros.

A solução, caro leitor, é somente uma: compromisso com o resultado. E, para garantir este compromisso, dois passos devem ser dados, sendo o primeiro, o apoio da alta direção que não deve apenas falar, mas sim tornar este processo relevante como parte das políticas da empresa. O segundo passo é a realização de treinamentos que incentivem a utilização e demonstrem os benefícios de sua utilização em toda a cadeia de prestação de serviço.

Depois de dois meses de estudo, agora mais do que nunca, como CFPS tenho que abraçar mais uma vez este desafio e tenho certeza que o farei com sucesso, controlando minha paciência e expectativas na busca pelo resultado e melhoria contínua.

Planos que se vão com o vento

Muitas vezes nos deparamos com situações de emergência que nos colocam frente a frente com uma necessidade de tomada de decisão imediata. Desta decisão acabamos por gerar uma ou mais ações as quais devemos executar a risca para garantir a resolução do problema. Agora, a pergunta é, por que temos que agir com desespero quando quase sempre este fator de urgência podia ter sido previsto ou até mesmo evitado? Isso sem contar o impacto, o desconforto que o problema já causou, e não poderemos voltar no tempo para consertá-lo.

No mundo corporativo isso é muito comum, e acabamos nos passando por meros profissionais regulares, dentro da média, sem diferencial, como o dito popular, correndo atrás do rabo.

O objetivo principal do planejamento é buscar estabelecer um plano otimizado a partir dos parâmetros que se têm conhecimento até o momento, para que ações sejam executadas com a máxima qualidade, mínimo custo, atendendo prazos e prerrogativas estabelecidas. Seja no trabalho ou na vida pessoal, é comum esse tipo de ocorrência, e é nesta hora que lembro de uma palavrinha mágica que hámuito tempo aprendi ser fundamental para nos auxiliar nestas questões: “Planejamento”.

No mundo corporativo o planejamento pode garantir um projeto vencedor, em que se utiliza as melhores técnicas e ferramentas disponíveis ao seu alcance para buscar altos níveis de satisfação dos clientes, enquanto que, apesar de muitos duvidarem, na vida pessoal o planejamento pode nos proporcionar o mesmo ou até mais.

A satisfação de nossos familiares e amigos, economia no bolso, crescimento… a lista é longa. O mais interessante é que, por mais que muitos possam imaginar que este planejamento envolva várias etapas, e que seja algo difícil, somente para os “experts”, saibam que isso não é verdade.

Planejar exige foco e tempo, significa pensar antes de agir, ou melhor, pensar para agir. Shewhart e Deming foram os responsáveis por sintetizar da forma mais simples possível como trabalhar com este conceito de planejamento dentro de um ciclo de controle e melhoria chamado PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Claro que o meu objetivo aqui não é repetir os muitos conceitos e linhas de pensamento que envolvem a gestão, mas sim refletir sobre o porquê das pessoas agirem sem planejamento, mesmo sabendo que o mesmo é necessário. Diariamente fico impressionado como algumas pessoas podem ser tão desorganizadas. Talvez eu seja um extremo, e elas outro neste tema, mas percebo o quanto elas correm atrás do rabo, muitas vezes por razões até bestas.

Recomendo o exercício de cada vez mais, seja na vida profissional, como também na vida pessoal, nos darmos o direito de planejar nosso sucesso, e para chegarmos nele, vamos planejar nossas ações baseados em nossos objetivos de  vida. Não nos deixemos ser levados ao acaso.

“Viver sem filosofar é o que se chama ter os olhos fechados sem nunca os haver tentado abrir.” (René Descartes)

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